القواعد واللوائح الخاصة بمنح المنظمات متعددة المواقع

1.0 المقدمة

INTERCERT Egypt هي جهة اعتماد خاصة تأسست لتقديم خدمات التدقيق وإصدار الشهادات المستقلة من طرف ثالث للمنظمات وفقًا لمعايير أنظمة الإدارة المعترف بها دوليًا. تعمل INTERCERT Egypt كجهة اعتماد محايدة وكفؤة تقدم الخدمات باعتبارها INTERCERT EGYPT ضمن نطاقات أنشطتها المعتمدة، مع تنفيذ أنشطتها التشغيلية الرئيسية داخل جمهورية مصر العربية. يقع المقر الرئيسي لـ INTERCERT Egypt في الغردقة، منطقة السقالة، مباشرة مقابل فندق سيجل، محافظة البحر الأحمر، جمهورية مصر العربية. بالإضافة إلى ذلك، تدير المنظمة مكتبًا للتسويق في 45 شارع ابن قتيبة، مدينة نصر، القاهرة.

INTERCERT Egypt لأنشطة إصدار الشهادات والتدقيق هي جهة اعتماد خاصة، ويُشار إليها فيما بعد باسم INTERCERT Egypt، ومسجلة قانونيًا وفقًا لقوانين ولوائح جمهورية مصر العربية بموجب رقم السجل التجاري 52667، ورقم السجل التجاري الموحد للمنظمة: 104400000052667، ورقم الهوية الوطنية: 562192166، ورقم تسجيل البطاقة الضريبية: 562192166.

2.0 معايير منح الشهادة لمنظمة متعددة المواقع

2.1 القواعد واللوائح العامة

تسري القواعد واللوائح المحددة في الوثيقة PID-01 على جميع المنظمات التي تتقدم للحصول على الشهادة من INTERCERT EGYPT.

2.2 القواعد واللوائح – المواقع المتعددة

بالنسبة للمنظمات متعددة المواقع، تسري بالإضافة إلى ذلك القواعد واللوائح المحددة في هذه الوثيقة، PID-03. ويجب على جميع المنظمات التي تسعى للحصول على شهادة متعددة المواقع الالتزام بهذه المتطلبات بشكل أساسي.

2.3 الأهلية

تُعرّف المنظمة متعددة المواقع بأنها منظمة لديها وظيفة مركزية محددة (مكتب مركزي) يتم فيه تخطيط أو التحكم أو إدارة بعض الأنشطة، وشبكة من المكاتب والفروع المحلية (المواقع) التي يتم فيها تنفيذ هذه الأنشطة كليًا أو جزئيًا.
لا يشترط أن تكون المنظمة متعددة المواقع كيانًا قانونيًا واحدًا، ولكن يجب أن يكون لجميع المواقع رابط قانوني أو تعاقدي مع المكتب المركزي وأن تكون خاضعة لنظام إدارة مشترك. ويتم وضع نظام الإدارة وإنشاؤه وخضوعه للمراقبة المستمرة وعمليات التدقيق الداخلي من قبل المكتب المركزي. وهذا يعني أن المكتب المركزي لديه الحق في ضمان قيام المواقع بتنفيذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة في أي موقع.
يجب أن تكون العمليات في جميع المواقع من نفس النوع بشكل جوهري وأن يتم تشغيلها وفقًا لأساليب وإجراءات مماثلة. وعندما تقوم بعض المواقع قيد النظر بتنفيذ عمليات مماثلة، ولكن عددًا أقل من العمليات التي تنفذها المواقع الأخرى، فقد تكون مؤهلة للإدراج، شريطة أن يخضع الموقع أو المواقع التي تنفذ معظم العمليات أو العمليات الحرجة لتدقيق كامل. ويجب أن تكون جميع المواقع في الدولة نفسها.
تكون المنظمات التي تنفذ أعمالها من خلال عمليات مترابطة في مواقع مختلفة مؤهلة أيضًا للحصول على الشهادة متعددة المواقع. وعندما لا تكون العمليات في كل موقع متشابهة ولكنها مترابطة بشكل واضح، يجب أن تتضمن خطة أخذ العينات مثالًا واحدًا على الأقل لكل عملية تنفذها المنظمة (مثل تصنيع مكوّن إلكتروني في موقع واحد، وتجميع المكونات نفسها – بواسطة الشركة نفسها في عدة مواقع أخرى).
يجب أن يكون نظام إدارة المنظمة خاضعًا لخطة يتم التحكم فيها وإدارتها مركزيًا، وأن يخضع لمراجعة الإدارة المركزية. ويجب أن تخضع جميع المواقع ذات الصلة، بما في ذلك المكتب المركزي، لبرنامج التدقيق الداخلي للمنظمة، وأن تكون جميع المواقع قد خضعت للتدقيق قبل تدقيق الاعتماد.
يكون المكتب المركزي قد أنشأ نظام الإدارة وفقًا لمعيار ISO أو أي معيار آخر ذي صلة، وأن تفي المنظمة بأكملها بمتطلبات المعيار، بما في ذلك المتطلبات القانونية ذات الصلة.
ينبغي على المنظمة أن تثبت قدرتها على جمع وتحليل البيانات (توثيق النظام والتغييرات، مراجعة الإدارة، الشكاوى، الإجراءات التصحيحية، التدقيق الداخلي، المتطلبات القانونية، وما إلى ذلك) من جميع المواقع، بما في ذلك المكتب المركزي، وأن تثبت سلطتها وقدرتها على إجراء تغييرات في المنظمة إذا لزم الأمر.
إذا لم تكن جميع المواقع التابعة للمنظمة التي يتم فيها تنفيذ النشاط الخاضع للاعتماد جاهزة لتقديمها للاعتماد في الوقت نفسه، فيجب على المنظمة إبلاغ INTERCERT EGYPT مسبقًا بالمواقع التي ترغب في إدراجها ضمن الاعتماد والمواقع التي سيتم استبعادها.

2.4 حالات عدم المطابقة

عندما يتم العثور على أي حالة عدم مطابقة في موقع فردي، سواء من خلال التدقيق الداخلي للمنظمة أو من خلال التدقيق الذي تجريه INTERCERT EGYPT، يجب على المنظمة التحقيق فيما إذا كانت تؤدي إلى وجود قصور في النظام يؤثر على جميع المواقع الأخرى أو أنها تقتصر على الموقع المعني فقط. وإذا تبين وجود قصور في النظام، فيجب تنفيذ التصحيح والإجراء التصحيحي في كل من المكتب المركزي والمواقع الفردية. وإذا كان الإجراء التصحيحي مقتصرًا على الموقع الذي تم الإبلاغ فيه عن عدم المطابقة، فيجب أن تكون المنظمة قادرة على إثبات مبررات حصر إجراءات المتابعة التصحيحية أمام INTERCERT EGYPT.
في وقت اتخاذ القرار، إذا كان لدى أي موقع حالة عدم مطابقة معلقة، فيجب رفض منح الشهادة للشبكة بأكملها إلى حين اتخاذ إجراء تصحيحي مُرضٍ.
لا يجوز، للتغلب على العائق الناشئ عن وجود حالة عدم مطابقة في موقع واحد، أن تسعى المنظمة إلى استبعاد “الموقع الإشكالي” من النطاق أثناء عملية الاعتماد. ولا يمكن الاتفاق على هذا الاستبعاد إلا مسبقًا كما هو مذكور في القسم 2.3.8.

2.5 وثيقة الاعتماد

تصدر INTERCERT EGYPT الشهادة بعد استكمال المتطلبات الإجرائية (PID-01)، وتكون المواقع المدرجة في الشهادة إما قد خضعت للتدقيق بشكل فردي أو تم تدقيقها وفقًا لنظام أخذ العينات المحدد في إجراء INTERCERT EGYPT.
تسحب INTERCERT EGYPT الشهادة بالكامل إذا لم يستوفِ المكتب المركزي أو أي من المواقع الأحكام اللازمة للحفاظ على الاعتماد.
نظرًا لأن قائمة المواقع تحتاج إلى تحديث من قبل INTERCERT EGYPT، يجب على المنظمة إبلاغ INTERCERT EGYPT بإغلاق أي من المواقع المشمولة بالاعتماد. وسيعتبر عدم تقديم هذه المعلومات من قبل INTERCERT EGYPT إساءة لاستخدام الاعتماد، وستبدأ INTERCERT EGYPT الإجراء المناسب للتعليق كما هو محدد في PID-02.
تمنح INTERCERT EGYPT مواقع إضافية ضمن الاعتماد الحالي إما من خلال تدقيق المتابعة الدوري أو التدقيق الخاص أو تدقيق إعادة الاعتماد.

2.6 أخذ العينات

يستند عدد المواقع المختارة للاعتماد إلى القواعد التي وضعتها INTERCERT EGYPT لتلبية متطلبات المعيار المعمول به.
ليس من الضروري اختيار المواقع قبل بدء عملية التدقيق، ولكن يمكن أيضًا القيام بذلك بعد تدقيق المكتب المركزي.

ملاحظة: يجب قراءة هذه الوثيقة بالاقتران مع القواعد واللوائح العامة للاعتماد المحددة في PID-01.