القواعد واللوائح الخاصة بالاعتماد

2.0 معايير منح الشهادة

يجوز لـ INTERCERT Egypt منح وإصدار الشهادة للعميل وفقًا للمعايير التالية:

• أن يكون لدى العميل نظام إدارة موثق ومُعد بما يتوافق مع نطاق الشهادة المطلوب، وأن يكون النظام مطابقًا لمتطلبات معيار نظام الإدارة المعمول به كما هو موضح أعلاه.
• أن يكون العميل قد قام بتطبيق نظام الإدارة وأن يكون قد أكمل دورة واحدة على الأقل من التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة لنظام الإدارة المُنشأ.
• أن تكون عمليات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة قد ثبتت فعاليتها، وفقًا لتقييم مدققي INTERCERT Egypt.
• أن يكون العميل قد سدد جميع المستحقات، بما في ذلك رسوم إصدار الشهادة.
• يجب على العميل الاحتفاظ بسجلات جميع الشكاوى والإجراءات المتخذة بشأنها، وتقديمها إلى مدققي INTERCERT Egypt للتحقق منها عند طلبها.
• أن يكون العميل قد خضع بنجاح لتدقيق المرحلة الأولى وتدقيق المرحلة الثانية، وأن تكون توصية فريق التدقيق إيجابية.
• يكون مسار عملية التدقيق لجميع معايير نظم الإدارة كما هو موضح في “مخطط عملية إصدار الشهادة”.

3.0 عملية إصدار الشهادة

3.1 اتفاقية إصدار الشهادة

عند قبول عرض السعر، يتم توقيع اتفاقية إصدار الشهادة بين INTERCERT Egypt والعميل لتقديم خدمات إصدار شهادة نظام الإدارة الخاص بالعميل من قبل INTERCERT Egypt وفقًا للمعيار الدولي المعمول به.

إجراء عمليات التدقيق باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) عبر الإنترنت – عند الاقتضاء

تستخدم INTERCERT Egypt بيئة Zoom Cloud الخاصة بها والخاضعة للرقابة لإجراء عمليات التدقيق عبر الإنترنت. ويتم اختيار المنصة وإعدادها وإدارتها بما يضمن ما يلي:

• توفير اتصال آمن للصوت والفيديو ومشاركة الشاشة.
• تقييد الوصول على المشاركين المصرح لهم فقط في عملية التدقيق.
• استخدام روابط اجتماعات وكلمات مرور خاضعة للرقابة.
• منع التسجيل غير المصرح به أو استخراج البيانات.
• الالتزام بمتطلبات السرية وأمن المعلومات وحماية البيانات.

يتم تقييم جميع أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المستخدمة من قبل INTERCERT Egypt قبل استخدامها للتأكد من ملاءمتها لأنشطة تقييم المطابقة وحماية معلومات العميل، وفقًا لمتطلبات IAF MD 4:2025.

أمن المعلومات والسرية وحماية البيانات

تضمن INTERCERT Egypt ما يلي:

• الحفاظ على سرية بيانات العميل وأدلة التدقيق طوال عمليات التدقيق التي تتم باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
• الاتفاق على ضوابط أمن المعلومات والخصوصية مع العميل قبل إجراء التدقيق.
• تطبيق إجراءات آمنة للتعامل مع السجلات الإلكترونية وتخزينها ونقلها.
• في حالة عدم إمكانية تلبية متطلبات الأمن أو السرية بالشكل الكافي، لن يتم استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وسيتم تطبيق طرق تدقيق بديلة.

تحديد أهلية التدقيق عبر الإنترنت

لا يتم استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بشكل تلقائي، وإنما يخضع استخدامها لمراجعة رسمية.

أثناء مراجعة الطلب والتخطيط للتدقيق، تقوم INTERCERT Egypt بتقييم ما يلي:

• معيار نظام الإدارة المعمول به وقواعد البرنامج ذات الصلة.
• ما إذا كان المعيار يسمح بالتدقيق عبر الإنترنت أو يفرض قيودًا عليه أو يمنعه.
• طبيعة عمليات العميل والمخاطر المرتبطة بها ومدى تعقيدها.
• إمكانية تقييم الأنشطة بشكل فعال دون الحضور الفعلي في الموقع.
• مدى توفر وموثوقية البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات لجميع المشاركين في عملية التدقيق.

ولا يتم تنفيذ أنشطة التدقيق عبر الإنترنت إلا عندما يكون من الممكن تحقيق مستوى من الثقة يعادل التدقيق الذي يتم في الموقع، وذلك وفقًا لمتطلبات IAF MD 4.

نطاق أنشطة التدقيق باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات

عندما يسمح المعيار المعمول به ونتائج تقييم المخاطر بذلك، يمكن استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في:

• اجتماعات الافتتاح والختام.
• إجراء المقابلات مع الإدارة والعاملين.
• مراجعة المعلومات الموثقة والسجلات.
• الملاحظة الفورية للعمليات الافتراضية.
• الوصول عن بُعد إلى الأنظمة التي تدعم تشغيل نظام الإدارة.

أما العمليات الفعلية، مثل التصنيع والتخزين والاختبارات المادية والتركيب والعمليات التي تتم في الموقع، فلا تُعتبر مواقع افتراضية، وتتطلب عادةً تنفيذ أنشطة التدقيق في الموقع.

تخطيط التدقيق ومدته وإعداد التقارير

يجب أن توضح خطة التدقيق نطاق وطريقة استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

ويتم تخصيص وقت إضافي للتخطيط عندما يتم استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

وتُحتسب الأنشطة المنفذة باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ضمن إجمالي مدة التدقيق.

كما يجب أن توضح تقارير التدقيق مدى استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ومدى فعاليتها في تحقيق أهداف التدقيق.

وعند إدراج مواقع افتراضية ضمن نطاق التدقيق، يجب توثيق ذلك بوضوح في سجلات إصدار الشهادة.

موافقة العميل والشفافية

يخضع استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في التدقيق لاتفاق متبادل بين INTERCERT Egypt والعميل قبل إجراء التدقيق.

وفي حالة عدم التوصل إلى اتفاق، أو عدم إمكانية استيفاء شروط استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، تقوم INTERCERT Egypt بإجراء التدقيق باستخدام طرق بديلة ومتوافقة مع المتطلبات المعمول بها.

الالتزام

تلتزم INTERCERT Egypt بتنفيذ عمليات التدقيق باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بطريقة منظمة وشفافة ومعترف بها دوليًا، بما يضمن:

• نزاهة عملية إصدار الشهادة.
• الثقة في نتائج التدقيق.
• الالتزام الكامل بالوثائق الإلزامية لـ IAF والمعيار المعمول به.

3.2 تدقيق المرحلة الأولى ومراجعة الوثائق

تقوم INTERCERT Egypt بإجراء تدقيق المرحلة الأولى في موقع العميل للتحقق من مدى كفاية الوثائق مقارنة بمتطلبات المعيار المعمول به، وكذلك لفهم وجمع مزيد من المعلومات حول أنشطة وعمليات العميل، بما في ذلك القوانين واللوائح المعمول بها، وذلك بهدف التخطيط لتدقيق المرحلة الثانية.

يجب على العميل معالجة جميع الملاحظات التي تم تحديدها أثناء مراجعة الوثائق، بالإضافة إلى أي مخاوف أو مسائل أخرى تم تحديدها أثناء التدقيق، بشكل مرضٍ، وإبلاغ INTERCERT Egypt بذلك قبل التخطيط لتدقيق المرحلة الثانية.

وتقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير رسمي إلى العميل.

3.3 تدقيق المرحلة الثانية

يقوم فريق التدقيق التابع لـ INTERCERT Egypt بزيارة مقر العميل، وفقًا لخطة متفق عليها، للتحقق من فعالية نظام الإدارة الخاص بالعميل ومدى استيفائه لمتطلبات معيار ISO المعمول به وغيره من المعايير الدولية لنظم الإدارة.

وتقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير رسمي إلى العميل.

3.4 تقرير عدم المطابقة

في حالة اكتشاف حالة عدم مطابقة أثناء التدقيق، يتم إصدار تقرير عدم مطابقة للعميل.

وبالنسبة لحالات عدم المطابقة التي يتم تسجيلها أثناء التدقيق، يجب على العميل تقديم التصحيح والإجراء التصحيحي، استنادًا إلى تحليل السبب الجذري، إلى مكتب INTERCERT Egypt خلال 20 يوم عمل من آخر يوم للتدقيق.

تقوم INTERCERT Egypt بالتحقق من التصحيح والإجراء التصحيحي المقدمين، وإبلاغ العميل بقبولهما.

ويجب على العميل تنفيذ التصحيح والإجراء التصحيحي خلال المدة المحددة وتقديم الأدلة الموثقة إلى INTERCERT Egypt للتحقق من فعالية الإجراءات المتخذة، وبناءً عليه يتم إغلاق حالات عدم المطابقة.

في حالة وجود حالة عدم مطابقة رئيسية، يتم التحقق من فعالية الإجراءات المتخذة في موقع العميل من خلال زيارة متابعة أو بالطريقة التي يحددها قائد فريق التدقيق في يوم إغلاق التدقيق.

ويجب استكمال ذلك خلال 90 يومًا من آخر يوم للتدقيق.

في حالة تدقيق إصدار الشهادة لعميل جديد

تقوم INTERCERT Egypt بإلغاء التدقيق في الحالات التالية:

• عدم قيام العميل بتقديم خطة الإجراءات التصحيحية لحالة عدم المطابقة خلال 20 يوم عمل كما هو محدد أعلاه.
• في حالة عدم المطابقة الرئيسية، إذا لم يتم الانتهاء من التحقق من فعالية الإجراء التصحيحي خلال 90 يومًا كما هو محدد أعلاه.

في حالة العملاء الحاصلين على شهادة

تقوم INTERCERT Egypt بتعليق الشهادة في الحالات التالية:

• عدم قيام العميل بتقديم خطة الإجراءات التصحيحية لحالة عدم المطابقة خلال 20 يوم عمل كما هو محدد أعلاه.
• في حالة عدم المطابقة الرئيسية، إذا لم يتم الانتهاء من التحقق من فعالية الإجراء التصحيحي خلال 90 يومًا كما هو محدد أعلاه.

3.5 التوصية بمنح الشهادة

توصي INTERCERT Egypt بمنح شهادة نظام الإدارة للعميل بناءً على ما يلي:

• قيام INTERCERT Egypt بمراجعة تقارير التدقيق وقبول توصيات فريق التدقيق.
• تقديم العميل التصحيح والإجراء التصحيحي لحالات عدم المطابقة التي تم تسجيلها خلال المدة المحددة، وقبول INTERCERT Egypt لهذه الإجراءات.
• في حالة وجود عدم مطابقة رئيسية، يتم التحقق من فعالية التصحيح والإجراء التصحيحي بواسطة مدققي INTERCERT Egypt وفقًا لما تم الاتفاق عليه، ويتم إغلاق حالة عدم المطابقة أو تخفيض تصنيفها إلى عدم مطابقة بسيطة.

وفي حالة عدم التوصية بمنح الشهادة للعميل، تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ العميل بذلك.

3.6 إصدار الشهادة

تقوم INTERCERT Egypt بإصدار الشهادة وفقًا للمعيار المعمول به للعميل، شريطة أن:

• تكون INTERCERT Egypt قد تحققت من فعالية الإجراءات التصحيحية في حالة عدم المطابقات الرئيسية، أو قبلت الإجراءات التصحيحية لحالات عدم المطابقة البسيطة، وفقًا لما هو موضح في البند 3.4 أو حسبما يتطلبه معيار نظام الإدارة المحدد.
• تكون INTERCERT Egypt قد اتخذت قرار إصدار الشهادة.

وتظل الشهادة ملكًا لـ INTERCERT Egypt، ويجب تقديمها إلى INTERCERT Egypt عند طلبها.

تكون الشهادة سارية لمدة ثلاث سنوات من تاريخ الموافقة على إصدارها، وذلك بشرط المحافظة بصورة مرضية على نظام الإدارة، كما يتم التأكد منه من خلال عمليات تدقيق المراقبة المتفق عليها.

3.7 تدقيق المراقبة

يتم إجراء عمليات تدقيق المراقبة بانتظام في موقع العميل، وبما لا يقل عن مرة واحدة سنويًا، للتأكد من استمرار نظام الإدارة لدى العميل في استيفاء متطلبات المعيار الذي حصل على الشهادة وفقًا له.

يجب إجراء أول تدقيق مراقبة خلال اثني عشر شهرًا من آخر يوم لتدقيق المرحلة الثانية، ويؤدي عدم الالتزام بهذا المتطلب إلى تعليق الشهادة ثم سحبها لاحقًا.

وبالنسبة لحالات عدم المطابقة التي يتم تسجيلها أثناء تدقيق المراقبة، تطبق الشروط المحددة في البند 3.5.

وفي حالة تعذر إجراء تدقيق المراقبة بسبب تأثر عمليات العميل بعوامل خارجة عن سيطرته، مثل إضراب العاملين أو الكوارث الطبيعية أو غير ذلك، يتم عرض الحالة على INTERCERT Egypt لاتخاذ القرار المناسب.

وتقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير رسمي إلى العميل.

3.8 تدقيق إعادة إصدار الشهادة

يهدف تدقيق إعادة إصدار الشهادة إلى تأكيد استمرار مطابقة نظام الإدارة الخاص بالعميل وفعاليته ككل، واستمرار ملاءمته وقابليته للتطبيق بالنسبة إلى نطاق الشهادة.

يجب أن يتضمن تدقيق إعادة إصدار الشهادة تدقيقًا في الموقع، وأن يأخذ في الاعتبار أداء نظام الإدارة خلال فترة إصدار الشهادة، كما يجب أن يتضمن مراجعة تقارير عمليات تدقيق المراقبة السابقة.

وقد يتضمن تدقيق إعادة إصدار الشهادة تدقيقًا للمرحلة الأولى في الحالات التي تحدث فيها تغييرات جوهرية في نظام الإدارة أو العميل، أو تغييرات في التشريعات.

تقوم INTERCERT Egypt بإجراء تدقيق إعادة إصدار الشهادة قبل انتهاء صلاحية الشهادة بما لا يقل عن 60 يومًا، حتى يتوفر للعميل الوقت الكافي لتنفيذ الإجراءات التصحيحية قبل انتهاء صلاحية الشهادة.

وبالنسبة لحالات عدم المطابقة التي يتم تسجيلها أثناء التدقيق، تطبق الشروط المحددة في البند 3.4.

وتقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير رسمي إلى العميل.

3.9 التدقيق الخاص

3.9.1

تقوم INTERCERT Egypt بإجراء عمليات تدقيق خاصة في الحالات التالية:

• توسيع نطاق الشهادة الممنوحة بناءً على طلب العميل، ويمكن دمج ذلك مع تدقيق المراقبة الدوري.
• التحقيق في الشكاوى الواردة إلى INTERCERT Egypt بشأن العميل.
• إجراء تدقيق متابعة في حالة تعليق الشهادة.
• إجراء تدقيق متابعة لحالة عدم مطابقة رئيسية تم تسجيلها في أي من عمليات التدقيق، سواء تدقيق إصدار الشهادة أو تدقيق المراقبة أو تدقيق إعادة إصدار الشهادة.
• حدوث تغييرات في متطلبات إصدار الشهادات الخاصة بـ INTERCERT Egypt.
• نقل الشهادة.
• تقليل نطاق الشهادة بناءً على طلب العميل.
• قرارات لجنة إصدار الشهادات بناءً على نتائج مراجعة تقارير التدقيق لإعادة التحقق من جوانب معينة في نظام الإدارة وتأكيدها.
• وقوع حادث خطير أو حدوث مخالفة للأنظمة تستدعي تدخل الجهة التنظيمية المختصة.
• عدم الامتثال للجهة التنظيمية المختصة.

3.9.2

في حالة عمليات التدقيق التي يتم إجراؤها بإخطار قصير للتحقيق في شكوى أو الاستجابة للتغييرات أو متابعة حالة تعليق الشهادة، تقوم INTERCERT Egypt باختيار مدققين سبق لهم إجراء عمليات تدقيق للعميل، وذلك بسبب عدم وجود فرصة كافية للعميل للاعتراض على فريق التدقيق.

3.9.3

بالنسبة لحالات عدم المطابقة التي يتم تسجيلها أثناء التدقيق، تطبق الشروط المحددة في البند 3.4.

3.9.4

تقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير رسمي إلى العميل.

3.10 الإخطار بالتغييرات من جانب INTERCERT Egypt

تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ العميل مسبقًا بأي تغييرات في متطلبات إصدار الشهادات الخاصة بها، ثم تتحقق من التزام كل عميل بهذه المتطلبات.

وقد تستلزم بعض الحالات إجراء تدقيق خاص.

3.11 الإخطار بالتغييرات من جانب العميل

يجب على العميل إبلاغ INTERCERT Egypt، دون تأخير، بأي أمور قد تؤثر على قدرة نظام الإدارة على الاستمرار في استيفاء متطلبات المعيار المستخدم لإصدار الشهادة.

وقد تشمل هذه التغييرات ما يلي:

• الوضع القانوني أو التجاري أو التنظيمي أو الملكية.
• المنظمة والإدارة، مثل التغييرات في الإدارة الرئيسية أو موظفي اتخاذ القرار أو الموظفين الفنيين.
• عنوان الاتصال والمواقع.
• نطاق العمليات الخاضعة لنظام الإدارة المعتمد.
• التغييرات الجوهرية في نظام الإدارة والعمليات.
• وقوع حادث خطير أو حدوث مخالفة للأنظمة تستدعي تدخل الجهة التنظيمية المختصة.

تقوم INTERCERT Egypt بمراجعة هذه التغييرات، والتنسيق مع العميل لإجراء تحقق مبكر عند الحاجة، للتأكد من استمرار قدرة نظام الإدارة على استيفاء متطلبات المعيار المعمول به.

3.12 الحفاظ على الشهادة

يتم الحفاظ على الشهادة لمدة ثلاث سنوات وفقًا للشروط التالية:

• إجراء عمليات تدقيق المراقبة وفقًا للخطة، وإثبات العميل استمراره في استيفاء متطلبات معيار نظام الإدارة، وفقًا لما تؤكده INTERCERT Egypt.
• إغلاق جميع حالات عدم المطابقة التي تم تسجيلها خلال عمليات تدقيق المراقبة السابقة ضمن الإطار الزمني المتفق عليه، وتحديد وقبول التصحيح والإجراءات التصحيحية لحالات عدم المطابقة التي يتم تسجيلها خلال التدقيق الحالي من قبل INTERCERT Egypt وفقًا للشروط المحددة في البند 3.4.
• إجراء عمليات التدقيق الداخلي ومراجعات الإدارة وفقًا للجدول المحدد وعدم وجود مسائل معلقة.
• احتفاظ العميل بسجلات مناسبة لشكاوى العملاء، والاحتفاظ بسجلات التحقيق والإجراءات العلاجية المتخذة بشأن هذه الشكاوى، وذلك للتحقق منها بواسطة مدققي INTERCERT Egypt.
• سداد جميع المستحقات المالية لـ INTERCERT Egypt.

3.13 تعليق أو سحب أو تقليل نطاق الشهادة

(أ) تعليق الشهادة

تقوم INTERCERT Egypt بتعليق الشهادة في الحالات التي:

• يفشل فيها نظام الإدارة المعتمد لدى العميل بصورة مستمرة أو خطيرة في استيفاء متطلبات إصدار الشهادة، بما في ذلك متطلبات فعالية نظام الإدارة.
• لا يسمح العميل بإجراء عمليات تدقيق المراقبة أو إعادة إصدار الشهادة وفقًا للمواعيد المتفق عليها.
• إساءة استخدام الشعار أو الإشارة إلى الشهادة بصورة غير صحيحة.
• عدم الالتزام بتقديم الإجراءات التصحيحية كما هو موضح في البند 3.4.
• عدم سداد المستحقات المالية لـ INTERCERT Egypt.

يكون التعليق لمدة أقصاها ستة أشهر، ويتم إتاحة حالة التعليق الخاصة بالعميل بشكل علني في سجل العملاء الحاصلين على الشهادات الذي تحتفظ به INTERCERT Egypt في مقرها المسجل.

وخلال فترة التعليق، تصبح شهادة نظام الإدارة الخاصة بالعميل غير سارية مؤقتًا، ويجب على العميل التوقف عن استخدام الشعار أو أي إشارة إلى الشهادة في المواد الإعلانية.

(ب) سحب الشهادة

تقوم INTERCERT Egypt بسحب الشهادة في الحالات التالية:

• عدم قيام العميل بمعالجة أسباب التعليق خلال ستة أشهر، مما يؤدي إلى سحب الشهادة.
• أسباب أخرى، مثل وجود شكوى قانونية رئيسية، أو تورط الشركة في ممارسات غير سليمة، أو فقدان INTERCERT Egypt لاعتمادها، وغير ذلك.
• طلب العميل سحب الشهادة طوعًا.

عند سحب الشهادة، يفقد العميل حالة الاعتماد الخاصة به، ويجب عليه فورًا التوقف عن استخدام وتوزيع أي مطبوعات أو مستندات أو مواد مكتبية تحمل الشعار.

كما يجب إعادة التصميمات المقدمة وجميع شهادات الاعتماد الأصلية إلى INTERCERT Egypt.

(د) تقليل نطاق الشهادة

يجوز لـ INTERCERT Egypt اتخاذ قرار بتقليل نطاق شهادة العميل من خلال استبعاد الأجزاء التي لا تستوفي المتطلبات، عندما يفشل العميل بصورة مستمرة وخطيرة في استيفاء متطلبات إصدار الشهادة المتعلقة بهذه الأجزاء من نطاق الشهادة.

ويجب أن تكون هذه الاستبعادات متوافقة مع معيار إصدار الشهادة.

وبناءً على طلب أي طرف، تقوم INTERCERT Egypt بتوفير المعلومات المتعلقة بصلاحية شهادة معينة.

3.14 الشهادة واستخدام الشعار

تظل الشهادات الصادرة عن INTERCERT Egypt ملكًا لـ INTERCERT Egypt، ويجب إعادتها عند طلب ذلك.

ويُسمح للعميل باستخدام علامة الشهادة أو شعارها في المواد الإعلانية وفقًا للتعليمات التي تقدمها INTERCERT Egypt عند إصدار الشهادة.

وعند استخدام شهادة نظام الإدارة، يجب على العميل التأكد مما يلي:

• الالتزام بمتطلبات INTERCERT Egypt عند الإشارة إلى حالة الشهادة في وسائل الاتصال، مثل الإنترنت والكتيبات والإعلانات أو غيرها من المستندات.
• عدم إصدار أو السماح بأي بيان مضلل يتعلق بالشهادة.
• عدم استخدام أو السماح باستخدام وثيقة الشهادة أو أي جزء منها بطريقة مضللة.
• عند تعليق الشهادة أو سحبها، يجب التوقف عن استخدام جميع المواد الإعلانية التي تحتوي على إشارة إلى الشهادة، وفقًا لتوجيهات INTERCERT Egypt.
• تعديل جميع المواد الإعلانية عند تقليل نطاق الشهادة.
• عدم استخدام معلومات الشهادة بطريقة توحي بأن المنتج أو الخدمة حاصل على شهادة. ولا يجوز استخدام علامة أو شعار الشهادة على المنتج أو عبوة المنتج، أو على تقارير الاختبارات المعملية أو تقارير المعايرة أو تقارير التفتيش أو أي شهادات تصدرها المؤسسات التعليمية، حيث قد يُفهم استخدامها على أنها تدل على مطابقة المنتج أو باعتبار هذه الوثائق منتجات في بعض السياقات.
• عدم الإيحاء بأن الشهادة تنطبق على أنشطة تقع خارج نطاق الشهادة.
• عدم استخدام الشهادة بطريقة تسيء إلى سمعة INTERCERT Egypt و/أو نظام إصدار الشهادات أو تؤدي إلى فقدان ثقة الجمهور.
• لا يجوز وضع الشعارات على بطاقات الزيارة.

3.15 المعلومات المتاحة للعامة

تقوم INTERCERT Egypt بإتاحة المعلومات التالية للجمهور من خلال موقعها الإلكتروني ومن خلال الوثائق:

• أنشطة INTERCERT Egypt.
• متطلبات إصدار الشهادة، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بعمليات التدقيق وإجراءات إصدار الشهادة ومنحها والحفاظ عليها وتوسيعها وتجديدها وتقليل نطاقها وتعليقها وسحبها.
• حالة شهادات العملاء من خلال سجل العملاء الحاصلين على الشهادات الذي تحتفظ به INTERCERT Egypt.
• إجراءات الاستئناف والشكاوى.

وتُعامل جميع المعلومات الأخرى باعتبارها معلومات سرية.

3.16 التزامات مقدم الطلب / المنظمة الحاصلة على الشهادة

يلتزم مقدم الطلب أو المنظمة الحاصلة على الشهادة بالاستمرار في استيفاء متطلبات إصدار الشهادة التي تحددها INTERCERT Egypt بالنسبة إلى النطاق الذي تم إصدار الشهادة له، بما في ذلك الالتزام بأي تغييرات في متطلبات إصدار الشهادة عند إبلاغه بها.

عند الطلب، يجب على مقدم الطلب أو المنظمة الحاصلة على الشهادة التعاون مع INTERCERT Egypt في استيفاء متطلبات إصدار الشهادة، وينطبق ذلك على جميع المواقع المشمولة بالشهادة.

يجب على المنظمة توفير إمكانية الوصول إلى المعلومات والوثائق والسجلات اللازمة لمنح الشهادة والحفاظ عليها.

ويجب على المنظمة الحاصلة على الشهادة السماح للعاملين من جهة الاعتماد، مثل SAC وغيرها، بالوصول إلى مواقعها وتوفير المعلومات والوثائق والسجلات عند طلب INTERCERT Egypt.

يجب على العميل الحاصل على الشهادة استخدام الشهادة فقط فيما يتعلق بالنطاق الذي تم منحها من أجله.

كما يجب على المنظمة الحاصلة على الشهادة عدم استخدام شهادتها بطريقة تسيء إلى سمعة INTERCERT Egypt.

ويلتزم مقدم الطلب أو المنظمة الحاصلة على الشهادة بسداد الرسوم التي تحددها INTERCERT Egypt.

ويجب على مقدم الطلب أو المنظمة الحاصلة على الشهادة إبلاغ INTERCERT Egypt دون تأخير بأي تغييرات جوهرية ذات صلة بالشهادة فيما يتعلق بما يلي:

• الوضع القانوني أو التجاري أو الملكية.
• المنظمة والإدارة العليا والموظفون الرئيسيون.
• الموارد والمرافق.
• نطاق الشهادة.
• أي أمور أخرى قد تؤثر على قدرة المنظمة الحاصلة على الشهادة على استيفاء متطلبات إصدار الشهادة.

المعلومات العامة حول حالة الشهادة

تحتفظ INTERCERT Egypt بسجل محدث للعملاء الحاصلين على الشهادات، ويتضمن معلومات عن حالة الشهادات، سواء كانت سارية أو معلقة أو مسحوبة.

وتتيح INTERCERT Egypt هذه المعلومات للجمهور من خلال موقعها الإلكتروني الرسمي، بحيث يمكن للأطراف المهتمة التحقق من حالة الشهادة من خلال إدخال رقم الشهادة المقدم إلى العميل الحاصل على الشهادة.

بالإضافة إلى ذلك، تقدم INTERCERT Egypt، عند الطلب، معلومات حول نطاق الشهادة وصلاحيتها وحالتها الحالية لأي عميل حاصل على شهادة.

ويتم تحديث السجل بانتظام ليعكس التغييرات الناتجة عن منح الشهادات أو الحفاظ عليها أو تجديدها أو تعليقها أو سحبها أو تقليل نطاقها.

3.17 التزامات INTERCERT Egypt

تقوم INTERCERT Egypt بإتاحة المعلومات للعامة حول حالة الشهادات التي منحتها للمنظمات الحاصلة على الشهادة، ويتم تحديث هذه المعلومات بانتظام.

وتشمل المعلومات ما يلي:

• اسم وعنوان العميل الحاصل على الشهادة.
• تواريخ منح الشهادة وتاريخ انتهاء صلاحيتها، حسب الاقتضاء.
• نطاق الشهادة.

تقوم INTERCERT Egypt بإعطاء إشعار مناسب بأي تغييرات تطرأ على متطلبات إصدار الشهادة الخاصة بها.

كما تأخذ INTERCERT Egypt في الاعتبار آراء الأطراف المعنية قبل اتخاذ قرار بشأن الشكل النهائي لهذه التغييرات وتاريخ سريانها.

وبعد اتخاذ القرار بشأن المتطلبات المعدلة ونشرها، تتحقق INTERCERT Egypt من قيام كل عميل حاصل على شهادة بإجراء التعديلات اللازمة.

وتضمن INTERCERT Egypt تقديم خدمات إصدار شهادات نظم الإدارة لجميع العملاء باستقلالية وحيادية وعدالة.

كما أن السياسات والإجراءات التي تعمل INTERCERT Egypt بموجبها في تقديم خدمات إصدار الشهادات غير تمييزية، ويتم تطبيقها بطريقة غير تمييزية.

وتقوم INTERCERT Egypt بتقديم تقرير ملخص للتدقيق إلى المنظمة التي تم تدقيقها، وكذلك إلى جهة الاعتماد وفقًا لمتطلبات جهة الاعتماد. ويتم التعامل مع التقرير بسرية تامة.

وبناءً على طلب أي طرف، تقوم INTERCERT Egypt أيضًا بإبلاغه كتابيًا بالمعلومات المتعلقة بصلاحية شهادة أي عميل محدد، مع إخطار العميل بذلك.

وعندما يتم توفير معلومات سرية عن أحد العملاء إلى جهات خارجية، مثل جهة الاعتماد أو جهة تقييم الأقران، وفقًا لاتفاق INTERCERT Egypt مع هذه الجهات الخارجية، تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ العميل بذلك.

3.18 تقديم خدمات أخرى من INTERCERT Egypt

شهادات نظم الإدارة الأخرى غير المعتمدة

لا يجوز لـ INTERCERT Egypt منح العميل أي معاملة خاصة من حيث الجانب المالي أو أي تنازل عن متطلبات إصدار شهادة نظام إدارة جديدة.

3.19 التغييرات في نطاق الشهادة للمنظمات الحاصلة على الشهادة

يتيح نظام إصدار الشهادات إمكانية إجراء تغييرات في نطاق الشهادة، ويشمل ذلك الحالات التالية، ولا ينطبق ذلك على إعادة صياغة النطاق بهدف زيادة الوضوح دون تغيير النشاط أو العملية:

• توسيع نطاق الشهادة، مثل إضافة منتج مختلف أو مبادرة/نشاط جديد.
• تقليل نطاق الشهادة، مثل إيقاف بعض المنتجات أو العمليات أو الأنشطة.
• تغيير الموقع، مثل نقل المصنع أو المكتب إلى موقع جديد.

ولا يمكن تنفيذ هذه التغييرات إلا بعد التحقق والتأكيد من قبل جهة إصدار الشهادة، كما يجب على المنظمة الراغبة في تغيير نطاق الشهادة استيفاء المتطلبات التالية:

يجب على المنظمة تعديل وثائق نظام الإدارة فيما يتعلق بالتغييرات، وتنفيذ هذه التعديلات، وإخضاع النظام لما لا يقل عن عملية تدقيق داخلي واحدة.

يمكن إجراء تغيير نطاق الشهادة بالتزامن مع تدقيق المراقبة أو إعادة إصدار الشهادة، شريطة أن تقوم المنظمة بإبلاغ جهة إصدار الشهادة INTERCERT Egypt قبل موعد التدقيق المحدد بما لا يقل عن 30 يومًا.

ولا يتم قبول طلبات تغيير النطاق التي يتم تقديمها بإخطار قصير.

3.20 المهام الموكلة إلى فريق التدقيق

تشمل المهام الموكلة إلى فريق التدقيق ما يلي:

• فحص والتحقق من هيكل وسياسات وعمليات وإجراءات وسجلات ووثائق العميل ذات الصلة.
• تحديد مدى استيفاء هذه العناصر لجميع المتطلبات المتعلقة بنطاق الشهادة المقصود.
• تحديد ما إذا كانت العمليات والإجراءات قد تم وضعها وتنفيذها والحفاظ عليها بفعالية بما يوفر أساسًا للثقة في نظام إدارة العميل.
• إبلاغ العميل، لاتخاذ الإجراء المناسب، بأي حالات عدم اتساق بين سياسة العميل وأهدافه وغاياته والنتائج الفعلية.

4.0 الشروط والأحكام العامة

إنهاء الاتفاقية

يحق لكل من العميل وINTERCERT Egypt إنهاء هذه الاتفاقية في أي وقت، شريطة تقديم إشعار كتابي قبل الإنهاء بـ 30 يومًا.

وفي حالة الإنهاء، يلتزم العميل بسداد جميع المستحقات المستحقة لـ INTERCERT Egypt حتى تاريخ الإنهاء.

ويجوز لـ INTERCERT Egypt، إذا رغبت في ذلك، فرض رسوم إنهاء يتم الاتفاق عليها وقت الإنهاء، بالإضافة إلى المستحقات واجبة السداد.

وفي جميع الحالات، يجب ألا تتجاوز رسوم الإنهاء 15% من قيمة الاتفاقية.

وتكون جميع المبالغ المستحقة واجبة السداد في نهاية فترة الإخطار البالغة 30 يومًا.

حالات إنهاء التدقيق

يجوز لقائد فريق التدقيق إنهاء أو تعليق التدقيق من الناحية الفنية أثناء تنفيذه عندما تنشأ ظروف تؤثر على نزاهة عملية التدقيق أو فعاليتها أو إمكانية تنفيذها.

وتشمل الحالات المبررة لذلك ما يلي:

• رفض العميل إتاحة الوثائق أو الموظفين أو المرافق المطلوبة.
• عدم تقديم معلومات دقيقة أو صحيحة.
• تحديد مخاطر تتعلق بالسلامة أو الأمن أو الجوانب القانونية تعرض فريق التدقيق للخطر أو تعوق جمع الأدلة الموضوعية.
• اتضاح أن نطاق الشهادة لم يعد قابلًا للتطبيق بسبب تغييرات تنظيمية جوهرية أو توقف الأنشطة ذات الصلة.
• عدم تعاون العميل أو إظهار سلوك عدائي.

وفي هذه الحالات، يلتزم المدقق بالإبلاغ عن الأمر، وبموافقة الإدارة المختصة في جهة إصدار الشهادة، يجوز إنهاء التدقيق.

ويجب توثيق جميع هذه الحالات بشكل كامل، كما يجب أن يتوافق القرار مع إجراءات جهة إصدار الشهادة ومتطلبات ISO/IEC 17021-1 المتعلقة بالحياد والكفاءة.

(ب) السرية

لا يجوز لـ INTERCERT Egypt الإفصاح عن أي معلومات تتعلق بالعميل أو أي فرد إلى طرف ثالث دون موافقة كتابية من العميل أو الفرد المعني.

وفي حالة إلزام INTERCERT Egypt بموجب القانون بالإفصاح عن معلومات سرية إلى طرف ثالث، يجب إخطار العميل أو الفرد المعني مسبقًا بالمعلومات التي سيتم تقديمها، ما لم يمنع القانون ذلك.

(ج) القوة القاهرة

لا يُعتبر التأخير في أداء أي من الطرفين لالتزاماته أو عدم تنفيذها إخلالًا بالاتفاقية، ولا ينشأ عنه أي مطالبة بالتعويض، إذا كان هذا التأخير أو عدم التنفيذ ناتجًا، كليًا أو جزئيًا، عن حرب أو كارثة طبيعية أو حريق أو انفجار أو نزاع عمالي أو أي حدث آخر خارج عن سيطرة الطرف المتأثر، ولم يتمكن هذا الطرف، رغم بذل العناية المعقولة، من منعه.

ويجب على الطرف المتأثر إخطار الطرف الآخر كتابيًا بأسباب الحدث والمدة المتوقعة لتأثيره فور وقوعه.

(د) القانون وتسوية النزاعات

تخضع اتفاقية إصدار الشهادة المبرمة بين INTERCERT Egypt والعميل للقوانين السارية في جمهورية مصر العربية.

وأي نزاع ينشأ فيما يتعلق بالاتفاقية ولا يمكن تسويته من خلال المفاوضات الخاصة بين الطرفين، تتم إحالته إلى التحكيم وفقًا لقانون التحكيم المصري، ويخضع للاختصاص القضائي المصري.

ويكون قرار التحكيم ملزمًا للطرفين.

(هـ) الاستئنافات

يجوز للعميل تقديم استئناف إلى INTERCERT Egypt بشأن ما يلي:

• عدم قبول طلب العميل للحصول على الشهادة.
• عدم منح الشهادة أو تعليقها أو سحبها أو رفض إصدارها.

تتعامل INTERCERT Egypt مع الاستئنافات وفقًا لإجراءاتها، وتكون مسؤولة عن جميع القرارات في جميع مستويات عملية التعامل مع الاستئناف وفقًا لإجراء INTERCERT Egypt QP-13.

وتقوم INTERCERT Egypt بتأكيد استلام الاستئناف وتزويد العميل بتقارير عن سير الاستئناف والنتيجة النهائية.

(و) الشكاوى

تقوم INTERCERT Egypt بالتحقيق في الشكاوى الواردة بشأن العميل لتحديد الإجراء الذي يجب اتخاذه، ويتم إبلاغ العميل بذلك في الوقت المناسب وفقًا لإجراء INTERCERT Egypt QP-13.

ولا يتم الكشف عن هوية مقدم الشكوى.

الشكاوى المقدمة ضد INTERCERT Egypt من العميل أو طرف ثالث

بحسب طبيعة الشكوى، يقرر رئيس مجلس الحياد إجراء التحقيق بنفسه أو تعيين لجنة شكاوى لكل شكوى.

ويجب أن تضم لجنة الشكاوى عضوين على الأقل من قائمة مدققي INTERCERT Egypt ممن لم يشاركوا في التدقيق، ولم يشاركوا في قرار إصدار الشهادة، ولم يكونوا طرفًا في موضوع الشكوى.

كما يتم منح مقدم الشكوى فرصة لعرض القضية أمام اللجنة شخصيًا إذا رغب في ذلك.

تقوم لجنة الشكاوى بالتحقيق في الشكوى من خلال مراجعة السجلات و/أو التواصل مع مقدم الشكوى وINTERCERT Egypt، واتخاذ القرار مع مراعاة نتائج أي شكاوى سابقة مماثلة.

ويتم تسجيل تفاصيل التحقيق والتصحيح والإجراءات التصحيحية المحددة في سجل الشكاوى.

وبعد التحقق من فعالية الإجراءات التصحيحية المتخذة، تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ مقدم الشكوى بالتصحيح والإجراءات التصحيحية التي تم اتخاذها.

وفي حالة رضا مقدم الشكوى عن الإجراءات المتخذة، تعتبر الشكوى مغلقة.

ويتم اتخاذ القرار النهائي بشأن حل الشكوى بواسطة رئيس مجلس الحياد.

الشكاوى المتعلقة بالعميل الحاصل على الشهادة من عملائه أو أي طرف ثالث

تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ العميل بالشكوى الواردة وتطلب منه التحقيق فيها وتقديم نتائج التحقيق إلى INTERCERT Egypt خلال أسبوعين من تاريخ استلام العميل للشكوى.

إذا لم تتلق INTERCERT Egypt ردًا من العميل، أو إذا تبين أن الإجراء الذي اتخذه العميل غير فعال، تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ العميل بذلك وتطلب إجراء تدقيق خاص في موقع العميل.

وبعد تأكيد العميل، تقوم INTERCERT Egypt بإجراء التدقيق الخاص وفقًا لإجراء INTERCERT Egypt PM-07 والتحقيق في الشكوى.

وفي حالة كون الشكوى ذات طبيعة خطيرة، تقوم INTERCERT Egypt ببدء التدقيق الخاص مباشرة مع العميل.

وكجزء من سياستها، لا تقوم INTERCERT Egypt بالكشف عن هوية مقدم الشكوى للعميل.

إذا كان هناك إجراء يتعين على العميل اتخاذه، تتحقق INTERCERT Egypt من فعالية هذا الإجراء باستخدام الوسيلة المناسبة وفقًا لخطورة المشكلة.

إذا تبين أن الإجراء التصحيحي الذي اتخذه العميل فعال، تقوم INTERCERT Egypt بإبلاغ مقدم الشكوى بذلك، وتعتبر الشكوى مغلقة.

ويجوز لـ INTERCERT Egypt أن تقرر نشر الشكوى ونتائج معالجتها إذا تم الاتفاق على ذلك مع العميل ومقدم الشكوى.

يتم عرض جميع الشكاوى الواردة وحالاتها المتعلقة بعملية الحل خلال مراجعة الإدارة واجتماع مجلس الحياد.

(ز) الرسوم

يتم تحديد الرسوم بالتفصيل في عرض السعر المقدم من INTERCERT Egypt.

ويتم احتساب الرسوم على أساس الأسعار المعمول بها وقت تقديم عرض السعر.

ويجوز لـ INTERCERT Egypt تعديل الرسوم الواردة في عرض السعر خلال فترة إصدار الشهادة، ويتم إخطار العملاء بأي تغيير في الرسوم.

إذا تم إجراء تدقيق خاص على العميل كما هو موضح في البند 3.9، تقوم INTERCERT Egypt بفرض رسوم إضافية لتغطية تكاليف التدقيق والمصاريف الإدارية الأخرى، وتكون هذه الرسوم مستحقة السداد خلال 7 أيام من تاريخ إصدار الفاتورة.

ويترتب على إلغاء التدقيق سداد المصروفات التي تكبدتها INTERCERT Egypt، إن وجدت.

(ح) الوصول إلى موقع العميل

يجب على العميل، بناءً على طلب INTERCERT Egypt، السماح لمدققي INTERCERT Egypt والموظفين المصرح لهم من جهة الاعتماد التي تعتمد INTERCERT Egypt بالوصول إلى مواقع العميل وسجلاته.

ويتم إبلاغ العميل بذلك مسبقًا.

(ط) مدة الاتفاقية

تدخل الاتفاقية الموقعة حيز التنفيذ وتظل سارية حتى انتهاء صلاحية الشهادة، ما لم يتم سحبها لأسباب مبررة أو يتم إنهاؤها من قبل أي من الطرفين بعد تقديم الإشعار المستحق للطرف الآخر.

المسؤولية

تقتصر مسؤولية INTERCERT Egypt على تقديم خدمات إصدار الشهادة لنظام إدارة العميل، ولا تتحمل بأي شكل من الأشكال المسؤولية عن الالتزامات أو المسؤوليات الناشئة عن منتجات العميل أو خدماته.